קסם השיחה האישית 

שיחה אישית היא הסוד, היא המפתח להניע מתנדב. שיחה אישית משמשת כלי מרכזי בהפעלת מתנדבים. מטרת השיחה האישית היא הגברת הנאמנות והגברת המוטיבציה של המתנדב על-ידי חיזוק הערוץ הרגשי. השיחה היא למעשה התעניינות כנה באדם שמאחורי המתנדב.

ההסתכלות על המתנדב כאל אדם שלם בעל עולם פרטי עם קשיים, התלבטויות ושמחות, פותחת ערוצי תקשורת מילוליים ורגשיים. מחזקת את הקשר ואת האינטימיות, מגבירה את הנאמנות, תחושת הלכידות והשייכות. פועל יוצא של כל אלה היא מוטיבציה רבה יותר להתנדב.

עפ"י התיאוריה ההומניסטית של רוג'רס: לכל אדם יש צורך בסיסי בהערכה חיובית - קבלת כבוד, אהבה וקבלה מאחרים משמעותיים. אדם שזוכה לקבל הערכה חיובית בלתי מותנית, הוא אדם המצליח לתפקד במלואו.

הקסם שבשיחה האישית מתחיל ברגע בו המתנדב מוזמן לשיחה. המתנדב מקבל את המסר שאכפת ממנו, שהוא יקר, שהוא חשוב.
המנהל מייצג את הארגון ולכן המתנדב יעשה הכללה ויחזיר את היחס שמקבל מהמנהל הן אל המנהל והן לארגון


לשיחה אישית אפקטיבית מספר כללים :

הכנות לקראת השיחה

§ הזמנת המתנדב לשיחה
הזמנת מתנדב לשיחה תיעשה בצורה מסודרת, מספיק זמן מראש ותתחשב בלוח הזמנים הן של המנהל והן של המתנדב. שאלה ניהולית מעניינת בהקשר זה היא האם לקיים שיחה אישית זו בזמן עבודת ההתנדבות או מחוץ לשעות ההתנדבות. לכל בחירה יש מסר סמוי - אם השיחה תתקיים בזמן העבודה המסר יהיה שהשיחה מאוד חשובה, שיש התחשבות במתנדב ולא רוצים להטריד אותו בכך שיגיע במיוחד ביום נוסף. מאידך אם השיחה תתקיים מחוץ לשעות ההתנדבות המסר יהיה שעבודת ההתנדבות כל כך חשובה שנעשה כל מה שניתן כדי לא לפגוע בה. דעתי היא, שיש לקיים את השיחה מחוץ לשעות ההתנדבות. אפשר לעשות שילוב של שתי האפשרויות , לקיים את השיחה ביום בו המתנדב ממילא נמצא בארגון, לפני או אחרי זמן ההתנדבות.

§ המקום / החדר
בחירת המקום בו תתנהל השיחה מעבירה מסר סמוי, לכן כדאי לתת עליה את הדעת. חשוב לבחור מקום שמאפשר פרטיות. יש ליצור אווירה נעימה ולא פורמאלית.


רגע לפני שמתחילים

§ פרטיות וכבוד
המנהל ידאג לסגור דלת ולהתנתק מהפרעות חיצוניות כולל הטלפון הסלולארי. על-ידי כך מעביר מסר של החשיבות שניתנת לפגישה ועל כבוד למתנדב. טלפון סלולארי שנמצא במצב שקט אך נוכח כך שמאפשר לראות למי לא ענינו..., מעביר מסר של "אני איתך אבל לא לגמרי".

§ זמן
הקפד להתחיל את השיחה בזמן. הקפדה על זמנים משדרת כבוד ומשדרת רצינות. מתנדב בראש וראשונה תורם מזמנו לכן חשוב ביותר לתת כבוד לזמן. זמן בעבודה עם מתנדבים הוא ערך.

§ הפרטים הקטנים
התבונן במתנדב , שים לב לפרטים הקטנים: טבעת, שרשרת, התאמת צבעים, תספורת.. מצא משהו לטעמך ואמור זאת למתנדב. זו התחלה טובה שנותנת תחושה שרואים את האדם מעבר לעבודת ההתנדבות.

השיחה האישית

§ קבלה
אין ערך לשיחה אם מתייחסים אליה כאל אילוץ או הכרח. חייבת להיות התכוונות אמיתית, התעניינות כנה במתנדב כאדם. יתכן שתרגישו אי נוחות עם חלק מהמתנדבים ואז מה נכון לעשות? האם יש טעם בשיחה? אכן שאלה קשה. ברור שבשיחה שקשה לנו עם האדם מולנו האפקטיביות תהיה קטנה יותר ולא נצליח להשיג את כל המטרות. אני מאמינה שחלק מהמטרות בכל זאת יושגו ולכן לא הייתי מוותרת. ככל שנהיה מודעים יותר לקשיים שלנו כך נוכל להשתפר. עם הזמן, נפתח מיומנויות והקושי יצטמצם. השיחה האישית תהפוך, בסופו של דבר, להיות חלק מהתרבות הארגונית, חלק משגרת חיי הארגון.

§ פתיח, הגדרת מטרת השיחה והמסגרת
יש לפתוח את השיחה בהבהרת המטרה והמסגרת. ההגדרה תהיה כללית למשל "חשוב לי שתרגיש טוב, חשוב לי לשמוע מה שלומך ואיך אתה מרגיש . בריצה היומיומית אני לא מצליח באמת לשמוע אותך לכן אני רוצה שנקיים מפגשים מסודרים אחת לחודש / חודשיים". כדאי להוסיף כמה מילים על סודיות.
המתנדב יגיב. עפ"י תגובתו נחוש הרגשתו למפגשים. תחושה זו תהווה מצפן לשאלה הכללית הראשונה - שאלה הקשורה לחיי המתנדב או למשהו שקשור להרגשה של המתנדב בארגון. אם נוצרה אווירה מתוחה מעט, אפשר להפיג אותה על דרך ההומור או להציע שתייה ולנסות להתחבר שוב.
היזהרו, קל להמשיך מפה ולהיגרר לענייני הארגון השוטפים.

§ קשר עין
הקפד לשמור על קשר עין. לעיניים יש המון כוח. קשר עין יוצר תחושת קירבה, אמינות, כבוד ואכפתיות. כשאין קשר עין יש תחושה של זלזול ,חוסר אמינות ודחייה.

הקשבה פעילה
§ המנהל רגיל להיות נותן הטון. בשיחה האישית ההקשבה היא זו שתיתן את הטון. המנהל יהיה עסוק בלהקשיב. הקשבה פעילה היא הקשבה מתעניינת, שואלת שאלות פתוחות שמצביעות על עניין, שמאפשרות הבהרה והרחבה. ההקשבה הפעילה מאפשרת לנו להרגיש את השני.



§ צניעות
המנהל נדרש למידה רבה של צניעות. צריך להניח בצד לזמן השיחה את הידע, המעמד, הסמכות ונהל שיחה בין שווים, "בגובה העיניים". לתת את הבמה למתנדב ולעזור לו להיות עליה. המתנדב יעלה לשיחה כל מה שמעסיק אותו אם מתחומי הארגון או מתחומים שאינם קשורים כלל לארגון.

§ חיזוקים
כדאי להרבות בעידוד, בתמיכה ובחיזוקים. תחושת הערך של המתנדב תעלה, תהיה לו הרגשה טובה וסיפוק. המוטיבציה שלו להתנדב תעלה וודאי הרצון שלו למפגש נוסף.

§ סיום המפגש
סיים את המפגש בתחושה אישית, איך אתה הרגשת בשיחה. "התרגשתי מ.." "שמחתי ..." "נהניתי ..." , אפשר למתנדב לומר את תחושותיו לסיום השיחה.


לסיכום: השיחה האישית דורשת השקעת זמן יקר של המנהל. מכיוון שהשיחה במהותה היא שיחת חולין שלא מקדמת עניינים שוטפים, היא יכולה להיתפס כבזבוז זמן. מה גם שלשיטתי, נכון לקיים שיחה אישית אחת לחודשיים עם כל מתנדב. מנהל מתנדבים שיתנסה בשיחות אישיות עפ"י כללים אלה, יקטוף את הפירות מהר מאוד. המתנדבים, כבמטה קסם, יהיו מוכנים להירתם יותר ולהשקיע יותר מזמנם ומרצם.